La razón principal de un centro de documentación es el proceso documental. Desde que llega el documento hasta que es consultado por el usuario. En este proceso documental hay que identificar el documento, describiéndolo, catalogándolo y registrándolo. Además, se han de extraer las keywords o palabras clave que representen el texto, hacer un resumen documental o, lo que es lo mismo, condensarlo. Y, finalmente, se tiene que difundir dicho documento. Es un proceso similar al esquema básico de la teoría de la comunicación, es decir: emisor, receptor, mensaje y canal. Este proceso es el que permite a un usuario, independientemente de si es profesional o no, consultar la información.
1. Etapa de entrada de registro de datos
Es el punto de inicio de todo proceso documental que se corresponde con el origen o procedencia del documento. Hay que tener presente de dónde viene el documento y cuáles son las bases del mismo. El documento puede ser analógico, digital o híbrido y son datos bruto de los cuales hay que tener en cuenta de dónde proceden los mismos. En esta etapa hay varias fases que se han de tener en cuenta. Por un lado, el listado de datos mínimos, que es un listado que contempla los datos o factores fundamentales para la identificación de los documentos. Por otro, la selección de documentos es el principio del proceso, hay que seleccionar entre la abundancia de documentos que se producen, los que abarcan el campo definido por el requisito informático. En tercer, lugar la adquisición de documentos, que es el proceso de adquisición de los documentos que han sido seleccionados independientemente del soporte de los mismos, siempre y cuando esa información sea de interés. Y, finalmente, el registro de ejemplares incorporados, que es un simple trámite administrativo
2. Análisis documental: formal o externo y de contenido o interno.
Es la segunda fase del proceso documental en la que se realiza la descripción del documento base, para ello se realizará un ficha en la que se recogerán todos los datos del documento. Hay que tratar el documento de manera adecuada ya que, sólo de este modo, será correcta su difusión y recuperación. El análisis documental, en definitiva, es un cúmulo de operaciones con un fin que es el de presentar el documento de una forma que no es es la original para, de esta manera, facilitar su consulta. Como resultado de este tratamiento se elabora lo que se ha venido a llamar como documento secundario que representa de forma sintética al documento original, este documento secundario se utilizará como instrumento de búsqueda.
Dentro del análisis documental tenemos que distinguir entre el análisis formal y el análisis de contenido. Empezaremos por el primero. En el análisis formal se sacan las características más significativas del documento, los atributos necesarios para poder distinguirlo de otros documentos de su misma categoría. Es un proceso que se ejecuta gracias a unas normas básicas ISBD (International Standard Bibliographic Description o Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada) que es la norma o normas de descripción bibliográfica, según dependa. La descripción bibliográfica está formada por los elementos que hacen posible la identificación necesaria y precisa de cada documento. Son normas basadas en las ISBD que nos permiten elaborar bibliografías. En el análisis formal tenemos que hablar de la catalogación que es la descripción del documento para su identificación física. En el proceso de catalogación se añade la descripción bibliográfica con un encabezamiento y un registro de datos secundarios, de esta manera se crea un documento de acceso que sirve como herramienta de consulta en centros como las bibliotecas. El análisis formal está normalizado siguiendo las reglas de catalogación, que son estándares internacionales como el denominado formato informático MARC (que proviene del inglés Machine Readable Cataloging),un formato de descripción bibliográfica internacional).
Por su parte, en el análisis de contenido, como su propia designación indica, tenemos que representar el contenido del documento, es una representación conceptual de la información que tiene como objetivo la recuperación de documentos que traten un mismo tema. Dentro del análisis de contenido hay tres apartados. Por un lado, tenemos la clasificación, que se hace mediante las CDU (Clasificación Decimal Universal, que es un sistema de clasificación surgido de la necesidad de ordenar y clasificar las distintas obras en bibliotecas). Por otro lado, tenemos la indización, que indica de qué se trata el documento, se seleccionan los conceptos, palabras clave o keywords que mejor representen el contenido del documento, con ello se desarrolla un sistema que permita buscar los documentos por temas. Finalmente, se realiza el resumen, que es una descripción reducida del contenido de un documento, que es una representación sintetizada del contenido original. En el proceso de del análisis de contenido es la operación que conlleva mayor complicación pero, al mismo tiempo, es el procedimiento mejor valorado por el usuario final.
3. Tratamiento informativo de bases de datos documentales.
En esta tercera etapa del proceso documental nos centramos en cómo agrupamos la información resultado del análisis de las bases de datos documentales para, de esta manera, estructurar el contenido de las mismas y, finalmente, permitir su búsqueda. Dentro del tratamiento informativo de bases de datos documentales encontramos tres apartamos o subfases. En primer lugar, tenemos que hablar de la parametrización o lo que es lo mismo, establecer unos parámetros alfanuméricos al documento. En segundo lugar, tenemos que hablar de la configuración que se basa en el diseño, programación y exportación de un artículo documental para que éste se pueda localizar sea utilizable en un soporte apropiado. Finalmente, tenemos que hablar de la búsqueda que facilita datos sobre la identidad de los documentos, al mismo tiempo que establece la manera de localizarlos, o lo que es lo mismo, restablecer la información. Dentro de la búsqueda se incorpora la localización y la IR (del inglés ISR: Information Search and Retrieval, ciencia de la búsqueda de la información en todo tipo de documentos).
4. Salida de documentos
Es la acción basada en acercar la información a los usuarios finales y que ésta responda a sus necesidades. Esta etapa comprende por tanto el reparto y divulgación de la información. Este apartado se comprende de tres fases distintas que lo componen. Por un lado, tenemos la divulgación documental que consiste en la comunicación de la información por científicos, filósofos, periodistas, etc. a la audiencia en general, para ello se ha de emplear un lenguaje accesible a un público general, ya que la investigación está hecha para poder ser retransmitida a través de diferentes medios de comunicación como revistas especializadas y Open Journal (software de código abierto para la administración de revistas). En segundo lugar, hay que resaltar la difusión, que se realiza desde la ciencia que traslada la información que el usuario requiere a través de diversas publicaciones como ensayos, artículos, etc. Por último, tenemos que hablar de la distribución que se realiza a través de diversas publicaciones, tanto comerciales como no comerciales.
Un caso práctico: como aplicar las etapas de la gestión documental en una empresa
Imaginemos que encarguen la gestión de un documentado digital, en este caso se trataría de una artículo digital llamado 'Comunicación 2.0. Lo primero que haríamos sería revisar la procedencia o el origen del mismo, ¿de donde viene este documento?, ¿cómo hemos llegado a él?, ¿cuáles son las bases del mismo? Todo esto formaría parte de la primera etapa del proceso documental, es decir del registro de datos. Asimismo, analizaríamos y sacaríamos los datos mínimos de los cuales extraeríamos datos fundamentales para su identificación. Por otro lado, hay que seleccionar, en este caso ya hemos seleccionado un documento en concreto escogiendo de un amplio abanico de posibilidades, se refiere a documentos de temática similar enfocados a la comunicación digital, Finalmente, como ocurre con la selección, ya tenemos adquirido el supuesto documento así nos quedaría el simple gesto de registrar el mismo.
En la segunda fase comenzaríamos con análisis documental, en este punto realizaríamos una pequeña ficha informativa en la que se recogerían datos del documento como el título, la fecha de publicación, el autor, etc. esta presentación del documento sirve para que sea fácil su consulta por el usuario. Como consecuencia de esta acción surgirá lo que se ha venido a llamar como documento secundario, esto nos serviría como método de búsqueda. Comenzaremos ahora el análisis formal donde extraeremos las características más significativas del documento, los datos que lo distinguen de otros documentos de su misma categoría, en este caso práctico y ficticio, de otros documentos digitales de la misma temática. Utilizaremos para ello las normas de descripción bibliográfica ISBD, estas normas nos permitirán elaborar la bibliografía del documento. En esta parte del proceso tenemos que catalogar el documento o describirlo para su identificación física. De esta manera crearemos un documento de acceso que servirá como herramienta de consulta en centros de consulta. Para ello utilizaremos el formato electrónico MARC, que es un formato de descripción bibliográfica.
Por su parte, en análisis de contenido haremos una representación conceptual de la información de dicho documento. En primer lugar, utilizaremos el sistema de clasificación CDU que sirve para ordenar y clasificar obras en bibliotecas. Por otro lado, realizaremos una indización en la que indicaremos las keywords del documento, en este caso serían palabras como comunicación, redes sociales, Internet, etc. Filialmente realizaríamos un resumen con una descripción reducida del mismo: “Ensayo sobre la comunicación digital realizada en internet y a través del fenómeno de las redes sociales”, podría ser un ejemplo de resumen escueto y en el que se presenta la información sintetizada original.
En tercer lugar, daríamos el tratamiento informático necesario al documento para incluirlo en las bases de datos documentales. Lo primero que tendríamos que hacer es parametrizar el documento y tras ello tendríamos que realizar la exportación del documento para que pueda ser consultado. Finalmente tendríamos que localizarlo e incorporar la IR.
Por último, tendríamos que dar salida al documento repartiendo y divulgando la información del mismo. Tendríamos que comunicar el documento a divulgadores y la audiencia en general utilizando un lenguaje accesible a todos. Lo podríamos hacer utilizando revistas especializadas, así como Open Journal.
